Un agent IA trie les emails de déclaration de sinistre et leurs pièces jointes, puis les transforme en dossiers complets et structurés pour un réseau national de sites.
Une grande organisation disposant d'un réseau national de sites souhaitait moderniser la gestion de ses sinistres Dommages aux biens : dégâts des eaux, incendies, bris de glace, vols, événements climatiques, dommages aux bâtiments, au matériel ou aux équipements.
Les déclarations arrivaient principalement par email, avec des informations dispersées entre le corps du message, des formulaires, des photos, des PDF et des documents scannés. Les dossiers étaient parfois incomplets, mal qualifiés ou difficiles à rattacher au bon site. Avant même d'ouvrir un sinistre, les équipes devaient trier les emails, vérifier le périmètre, extraire les informations utiles, contrôler les pièces jointes, relancer les déclarants, puis ressaisir les données dans l'outil de gestion des sinistres.
Teemant a déployé un agent IA sur la boîte mail dédiée pour automatiser la déclaration de sinistre de bout en bout. Pour chaque email reçu, l'agent vérifie s'il relève du périmètre Dommages aux biens, extrait les données clés, contrôle la complétude du dossier, qualifie les pièces jointes et prépare un dossier structuré, directement exploitable par les équipes et les systèmes métier.
Les déclarations arrivent dans une boîte mail dédiée. L'agent lit chaque message, analyse les pièces jointes et distingue les demandes à traiter, les dossiers incomplets, les messages hors périmètre et ceux qui nécessitent une revue manuelle.
L'agent identifie les informations nécessaires à l'ouverture du dossier : site concerné, adresse du sinistre, date de survenance, date de déclaration, nature des dommages, circonstances, garantie probable, pièces fournies et coordonnées du déclarant.
Les données extraites sont vérifiées avant transmission. En cas d'éléments manquants, incohérents ou ambigus, le dossier est orienté vers un traitement manuel ou déclenche une demande de compléments.
Photos, formulaires, rapports et justificatifs sont analysés, classés et rattachés au bon dossier, prêts pour l'intégration dans la GED.
En fin de parcours, Teemant produit un dossier structuré au format attendu par l'outil de gestion des sinistres, transmis via des flux CSV ou JSON avec les références nécessaires pour alimenter les outils internes, les référentiels et la GED.
La gestion automatisée des sinistres transforme une boîte mail difficile à exploiter en un flux structuré, contrôlé et traçable.
Ce cas illustre un enjeu fréquent dans les organisations multi-sites : les déclarations de dommages matériels arrivent par email, dans des formats hétérogènes et avec une qualité très variable.
Teemant automatise cette première étape critique de la gestion des sinistres — lire, trier, comprendre, extraire, contrôler et structurer l'information — avant de la transmettre aux équipes ou au système de gestion. C'est là que commence la dématérialisation de la déclaration de sinistre.
Le même modèle s'adapte à d'autres flux : responsabilité civile, dégâts des eaux, dommages aux bâtiments, sinistres magasins, réseaux d'agences, immobilier, secteur public, associations ou franchises. Découvrez comment un courtier l'applique à plus de 15 000 emails de sinistres par an, ou nos agents IA pour l'assurance.